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Microsoft OneDrive for Businessの新しい機能「ファイル要求」が便利かも

ビジネス用途での活用で業務効率向上を目指しているMicrosoftのクラウドサービス「Office365」。

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ファイルの保管庫としての機能を備える「One Drive for Business」に新しく『ファイル要求』機能が追加されました。
従来の「One Drive for Business」での使い方の中には、保存したファイルを共有して社内外ユーザーとの共同編集などが可能でしたが、今回追加された機能『ファイル要求』はその逆です。
『ファイル要求』機能の具体的な使い方は、↓下記マイクロソフト社のWEBページをご参照ください。
https://support.office.com/ja-jp/article/%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E8%A6%81%E6%B1%82%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%99%E3%82%8B-f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af
従来までのファイルの共有では、マイクロソフトアカウントなどを持たないユーザーとの共有では”リンクを知るユーザーなら参照可能な共有フォルダー”として共有する必要があり、リンクを知ってさえいれば誰でも読み取りが可能=フォルダに保存されているその他のデータも読み取りできてしまいます。機密性の高いデータではコンプライアンスに引っかかることがあります。

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しかし、今回の『ファイル要求』機能では、要求された先方(社外ユーザー)はアップロードしかできないため、データが不用意にさらされることがなくなります。
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まだ「One Drive for Business」を利用されていない法人様の場合、社外の取引先や顧客などからデータを送付していただく場合には、メールへの添付やファイル共有サービスを使っているケースもありましたが、今回の『ファイル要求』機能を使えば不要になります。

 

メールへの添付の場合、情報漏洩を防ぐためにパスワード付きの圧縮ファイルにする利用法がありますが、それを先方に要求することは難しく結局そのままのデータが添付されて送られてきたり、手渡しなど別の方法でデータを要求しなければいけなかったり・・・

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専任担当者のいない中小企業さまなどで、情報漏洩対策やコンプライアンスなどが二の次になっている法人様は、万が一漏洩した際には社会的信用を大きく損ないかねないので、ぜひこの機会に社内の仕組みを含めて見直されることをお勧めいたします。

 

『OneDrive for Business』は、データがクラウド上にあるので、災害などで社内のパソコンが全滅してしまっても、社内のファイルサーバーが再起不能になってしまっても、インターネットに繋がる端末さえあれば、データへアクセスして仕事ができます。『パソコンが全滅するような事態になっても仕事しろ』と言うのは酷かと思いますが、少なくともデータは消えないので、復興後に事業を再開するのは容易になります。(すべてを失ってしまった場合に比べれば、ですが…)

 

実際、過去に大きな災害を受けた東北地方や九州地方では、『OneDrive for Business』に代表されるクラウドサービスの導入が進んでいます。
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『OneDrive for Business』は、1ユーザーあたり月々540円(Plan1、年契約、年額6,480円)から始められます。

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『Exchange Online』や『Skype for Business』等の社内や社外との共同作業に便利なクラウドサービスが統合された『Office365 Business Essentials』も同額(月額540円、年契約、年額6,480円)です。
 

『OneDrive for Business』にExcel、Word、PowerPoint、Outlook、Access、OneNote、Publisherなどのオフィスアプリケーションが付属した『Office365 Business』は月額900円(年契約、年額10,800円)です。『OneDrive for Business』に月々400円をプラスするとオフィスアプリケーションがついてくる計算です。常に最新のオフィスアプリケーションが提供されますので、パソコンの買い替えの際に「Officeが入っているかどうか」をいちいち気にしなくてもよくなりますよ。
 

機能全部入りの『Office365 Business Premium』は月額1,360円(年契約、年額16,320円)となります。クラウドサービスとオフィスアプリケーションをまるっとご活用いただけます。

 

その他、PCワールド店頭でもご相談、お申込を随時承っていますので、お気軽にご相談ください。

 

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