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業務効率を改善したい

背景にある深刻な人手不足

高齢化社会社会を迎え、我が国の生産年齢人口は減少の一途をたどっており、企業の人手不足が深刻な問題となっています。

特に中小企業では経営課題に「求人難」を挙げいている割合が増加しています。

賃上げなど労働条件改善による採用強化の他にも、多様な人材の活用、従業員の多能工化・兼任化、業務プロセスの改善や工夫が上位の対応策として挙げられます。

こうした対策を取るにしても、そのベースには業務効率の改善が必要であり、人手不足を補うには避けては通れない課題と言えます。

業務効率改善のための課題とは

課題01

システムの刷新や入れ替えにあまり投資できない

業務効率改善はぜひとも実施したいが、システムの刷新や入れ替えが必要となれば難しい。そんなに大規模なシステム投資はできない。また、人員の流動もあるので、ソフトウェアのライセンスが無駄になったりするのもコスト面を考えると抵抗がある。

 

課題02

メールが多すぎたり、生産性の低い会議が乱立している

日々のメールが多すぎて、メールをさばくだけで数時間使ってしまっている。また、何をするにも「とりあえず会議」という体質で、スケジュールが会議ばかりで埋まってしまう。自分の作業をする時間が確保できず、その結果残業が多くなってしまっている。会議内容も、目的が曖昧だったりメールで報告すればいいような内容だったりと、生産性の低い会議が乱立していて、会議中の内職も散見される。

課題03

従業員の多能工化・兼任化と言われても…

人手不足による業務効率改善には、今いる従業員の多能工化(マルチスキル化)が急務。従業員ひとりひとりの業務量を平準化して、特定の従業員への作業量負担や残業発生を抑制したり、不在時の相互フォロー体制や従業員の能力のアンバランスが解消できれば、人手不足問題を大いに補える。しかし、そのためには各々の業務をその他の従業員としっかり情報共有できる基盤が必要だが、どんなサービスが有効なのだろうか?

Microsoft365なら、業務効率が改善する環境を整えられます

こうした業務効率改善にあたって発生する課題を、『Microsoft 365』が解決します。

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解決策01

月額クラウドサービスだから初期投資を抑制し、ライセンス数も最適化

Microsoft365は、月額のクラウドサービスです。クラウドサービスは、サービスを「借りる」イメージで、今までシステム導入時に必要だったオンプレミス(自社内設置)サーバーの購入・設置といった初期投資は必要ありません。

また、月額での提供なので、人員の流動が激しい企業でも、すぐにライセンスの追加・減数ができるため、従業員が増えたときのためにお目にライセンスを買って余らせておく必要がありません。また、従業員がすぐに辞めてしまってライセンスが不要になっても、そのままライセンスを寝かせておく必要もありません。

更に、1ユーザーで5台までのパソコンにインストール・設定できるOfficeが使えるので、技術者など複数のパソコンを駆使して業務を行うユーザーを抱える企業でも、ライセンス数の最適化に繋がります。

※Microsoft 365 全プラン

†:年額でのご利用も可能です。

解決策02

Microsoft Teamsでレスポンスの良いコミュニケーションを。

日々のメールの多さには、Teamsのビジネスチャットを利用して、メールよりも格段にレスポンスの良い社内コミュニケーションで業務をスピードアップしましょう。Teamsには、チームごとのファイル共有機能があるので、基本的な情報共有はすべてTeams上で実施できます。わざわざ細かな会議を開催する必要はありません。

また、オンライン会議機能を使えば、わざわざ会議室に集合する手間と時間を省くことができます。

※Microsoft 365 Apps for Businessには含まれません

Teamsでコミュニケーションを加速|あなたの会社のパソコン係|株式会社PCワールド
Sharepoint Online/OneDrive for Businessでクラウドにデータ保存・共有|あなたの会社のパソコン係|株式会社PCワールド

解決策03

SharePoint Online、OneDrive for BusinessやMicrosoft Teamsで
情報共有やコミュニケーションをもっと円滑に

Microsoft365に含まれる大容量ファイルストレージと共有機能のSharePoint OnlineやOneDrive for Business、またそれらをベースとしたコミュニケーションハブであるTeamsを利用すれば、従業員同士の情報共有を円滑に行えます。情報共有ツールはMicrosoft365の他にもたくさんの種類がありますが、Officeに強いMicrosoftが提供するこれらの機能は、Officeドキュメントの互換性の心配がないため、ストレスなく情報共有が行えるのがポイントです。

また、TeamsはMicrosoft365に含まれるグループウェア機能のすべてのハブになるコミュニケーションツールですので、カレンダー、ファイルストレージ、ファイル共有、オンライン会議、ビジネスチャット、プロジェクトタスク管理、etc…といったグループウェア機能をシームレスに1画面で活用できますので、従業員同士の情報共有基盤としておすすめです。

※Microsoft 365 Apps for BusinessはOneDrive for Businessのみ

Microsoft365について

Microsoft365は、最新のOffice、パワフルなクラウドサービス、高度なセキュリティを組み合わせた、最新の生産性向上クラウドサービスです。

Microsoft365は、IT管理を簡素化しつつセキュリティレベルを向上し、従業員の働き方の多様化に柔軟に対応できる環境を提供します。

また、従業員はOSやOffice、グループウェア機能などの最新テクノロジーを活用し、より生産性の高い仕事ができます。

・Microsoft365についてはこちら

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